Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Factura si proforma sunt doua documente des utilizate de antreprenori in relatia cu clientii.
Deosebirile dintre ele pot fi regasite in tabelul de mai jos:
| Proforma | Factura | |
| Cine o reglementeaza? | Nu este reglementata de un act normativ | Codul fiscal, art. 319 care prezinta detaliat situatiile in care este obligatorie emiterea facturii, elementele obligatorii pe care trebuie sa le contina si alte informatii. |
| Scopul | Comercial, este o modalitate prin care poti sa transmiti o oferta, o notificare la cumparare | Fiscal – pe baza facturii se determina taxele dar si comercial – este totodata un document care rezulta dintr-o relatie comerciala |
| Se inregistreaza in contabilitate? | Nu | Da |
| Exista obligatia numerotarii? | Nu, dar se practica acest lucru pentru pastrarea unei evidente ordonate | Da, conform H 2634/2015 |
| Necesitatea pastrarii in arhiva | Nu este necesar acest lucru | Da, pentru o perioada de 10 ani. |
Daca utilizezi programul de facturare SmartBill ai posibilitatea sa emiti ambele documente catre clientii tai si mai mult, daca ai emis anterior o proforma, la emiterea facturii finale poti sa preiei exact continutul proformei, fara a fi nevoie de reintroducerea informatiei.
Iata cum arata un circuit de vanzare in care intervine proforma:
1.Clientul plaseaza o comanda pentru produsele sau serviciile tale
2.Tu ii emiti o proforma, in care recapitulezi continutul comenzii depuse, datele firmei tale (inclusiv contul bancar) si datele cumparatorului, date care vor fi utilizate la emiterea facturii
O proforma arata exact ca o factura, difera doar denumirea documentului, asa cum se poate observa mai jos:
Proforma o poti trimite pe mail, din aplicatie.
2.Clientul plateste proforma, dupa care se emite factura finala.
In SmartBill, la emiterea facturii, poti alege ca emiterea sa fie facuta pe baza de proforma,astfel:
Se alege din lista proforma dorita :
si se adauga produsele pe factura finala.
Periodic, facturile proforma pot fi analizate in raportul Documente emise -Proforma, pentru a verifica statusul lor, facturate sau emise. Acest raport este de ajutor fiindca pe baza lui, poti trimite reamintiri clientilor care nu au efectuat plata si nu li s-a emis astfel factura.
Ca mod de utilizare, proforma se emite atunci cand vanzatorul intentioneaza sa incaseze contravaloarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate inainte de livrarea/prestarea efectiva, fapt care poate aparea in situatia in care partile nu se cunosc (ex. in cazul unui magazin online) si astfel vanzatorul nu are siguranta ca va incasa banii de la potentialul client.
Emiterea unei proforme in care se prezinta transparent datele vanzatorului si bunurile/serviciilor facturate confera un element de siguranta cumparatorului vs situatia in care ar face plata fara nici un astfel de document.
